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こんにちは。コワーキングスペース7Fの星野邦敏です。

最近、他のコワーキングスペースの運営者から、コワーキングスペースの売上管理をどのようにやっているのか質問を受けまして、せっかくですので、コワーキングスペース7Fでの売上管理について、書いてみたいと思います。

まず前提として、コワーキングスペース7Fでは、月額会員の他に、ドロップイン(一時利用)もありますので、日々、現金を取り扱っています。
すなわち、月額会員は、原則、口座振替・PayPalによるクレジットカード払い・Yahoo!ウォレットFastPayという3通りの支払方法を用意していますので、日々の現金のやり取りはありません。
一方で、今日だけ作業で使いたいとか、イベント参加の会場が7Fだったとかの場合には、ドロップイン(一時利用)となりますので、そのような利用者さんは現金またはSquareによるクレジットカード払いの2通りの支払方法となっています。

したがって、月額会員売上は、口座振替・PayPalによるクレジットカード払い・Yahoo!ウォレットFastPayを合算すれば良いので、月の売上集計はそこまで大変ではありません。

ここで売上管理が必要になるのは、現金またはSquareによるクレジットカード払いのドロップイン(一時利用)売上です。

この点、コワーキングスペース7Fのドロップイン(一時利用)の売上管理は、SquareレジアプリGoogleスプレッドシートを使って管理しています。

まず、レジは、iPadを用意してSquareレジアプリを入れています。テーブル会計が発生するような飲食店では、席管理もできるAirレジの方が優れていると聞きますが、私達は入口でお金を受け取るだけですので、Squareの方がシンプルで使いやすかったです。

コワーキングスペースの売上管理をGoogleスプレッドシートで行なう運用について

これにSquareと繋げることのできる専用のレシートプリンター「スター精密TSP143LAN」キャッシュドロア「スター精密SMD146M」を繋げています。

以下のリンクの通りで、私が調べた時には、Amazonが一番安かったので、私達が実際に買った商品へのリンクを貼っておきます。実際に私達が使っている物ですので、責任は持てませんが以下で動かないことはおそらくはないと思います。


スターマイクロニクス  TSP100 TSP143LAN レシート プリンター 並行輸入


ウェルコムデザイン スター精密 キャッシュドロア, 4札6コイン, ホワイト SMD146M

実際の使い方は、導入した時に動画を撮ってYouTubeに公開していましたので、そのリンクも貼っておきます。

Squareのレジシステムをコワーキングスペース7Fに導入する(現金で支払う編)

Squareのレジシステムをコワーキングスペース7Fに導入する(クレジットカードで決済する編)

Squareのレジシステムをコワーキングスペース7Fに導入する(売上管理集計をする編)

これにより、日々の売上レポートを出すこともできますし、レシートも出せますし、キャッシュドロアもあるのでお釣りを出したりなどもできます。
ただし、これだけだと、例えば「1日のSquareレジによる売上」と「1日の終わりの現金から始まりの現金を引いた売上」は同額にならないといけないはずが、その管理ができません。すなわち、差額が出た場合の原因分析はできませんし、盗難リスクも把握できません。

そこで、コワーキングスペース7Fでは、Googleスプレットシートを使って、毎日、朝スタッフが始業前(朝7時の時点)の現金を数え、夜スタッフが終業後(夜23時時点)の現金を数え、それにより「1日の終わりの現金から始まりの現金を引いた売上」を自動算出して、それとSquareレジの売上を転記することで「1日のSquareレジによる売上」が分かり、その差額を「売上誤差」として自動算出できるような管理体制を採用しています。

以下に実際に使っている雛形のキャプチャを添付します。黄色のセルを、それぞれの担当スタッフがそれぞれの箇所を入力することで自動算出できるようにしています。

コワーキングスペース7Fの日々の売上管理は、SquareレジアプリとGoogleスプレッドシートを使っています。

コワーキングスペース7Fの日々の売上管理は、SquareレジアプリとGoogleスプレッドシートを使っています。

具体的には、
朝スタッフ担当が「始業前(7時時点)」の黄色のセルを入力します。
夜スタッフ担当が「終業後(23時時点)」の黄色のセルを入力します。
「出金」「入金」の黄色のセルは、例えば、銀行に入金するため出金したとか、別途小口現金は用意しているのですが何かしらの理由で多めの出金があったとか、何かしらの戻しの入金があったとか、そういう時に記入しますので、通常スタッフは0円入力になると思います。なお、この「出金」「入金」があった場合には備考欄に詳細な内容も記入するようにして誰が見てもその変動を分かるようにしています。
Square売上はクレジットカード売上は現金がレジに入っていないので、Square総売上とSquareクレジットカード売上は別でスタッフが入力します。
これらにより、売上誤差を把握できます。もちろん、売上誤差は0円が良いですし、多くの日は売上誤差は0円になります。
また、結果的に月間売上高もSUM関数により集計できますので、これもSquareの月間売上レポートと、突き合わせができます。

こちら、Excelシートでも良いのですが、Square売上はアカウントからログインすれば遠隔でも売上管理ができますし、同じようにGoogleスプレッドシートの方が遠隔でも売上管理ができるので、最近の私はコワーキングスペース7Fにいないことも多いので、このような体制をとって遠隔でも把握できるように努めています。

まとめますと、
月額会員売上は、口座振替・PayPalによるクレジットカード払い・Yahoo!ウォレットFastPayを合算する。
コワーキングスペース7Fのドロップイン(一時利用)の売上管理は、「Squareレジアプリ」で日々の売上推移を把握して、「Googleスプレッドシート」を併用することで現金管理をしている。
という売上管理体制です。

多くの人の参考になればと思いまして、雛形のGoogleスプレッドシートを公開しようとしたのですが、Googleスプレッドシートを公開しても関数までは公開できないみたいで、Excelに変換して、以下にダウンロードできるようにしておきます。GoogleスプレッドシートからExcelに変換したので、一部表示が変かもしれませんが、関数や機能は変わりませんので、何かの参考になればと思います。おそらくは以下のExcelシートをインポートすればGoogleスプレッドシートとしても使えるのではないかと思います。

売上管理のExcelシート(Excelシート)

自分達のお店に合う形に変えていただいて、自由に使っていただければと思います。

以上のような形で、私達コワーキングスペース7Fは売上管理をしています。
この方法が、初期費用も低価格でレジを導入できてランニングコストも掛かりませんし、遠隔でも把握できるので、良いかなと思っているのですが、もしより良い方法があれば柔軟に対応していきたいと考えています。もしより良い方法をご存知でしたら、FacebookメッセージTwitterリプライなどいただけましたらと思います。

このような売上管理に落ち着いたのは、色々と試行錯誤して、コワーキングスペース7Fがオープンして1年が経ってからでした。コワーキングスペース7Fがオープンした2012年12月にはまだSquareレジアプリのようなレジアプリがあまり存在していなかったということもありますが、いずれにせよ試行錯誤して、今に落ち着いています。
私達は、もともとはIT関連企業で、空間運営はコワーキングスペース7Fが初めてでしたので、IT事業だけやっていたら分からなかった色々なことを経験しました。例えば、リアルにお客さんが来て、そのお客さんからレジでお金をいただく、ということは、お店では当たり前かもしれませんが、IT事業ではそのようなことが存在しませんでしたので。
実際にやってみないと分からないことも多く、こういったことも、空間運営を人生の一時点としての経験できたから身に付いたことで、知識と経験と人脈の幅が広がって良かったと思っています。
これからも利用者も私達も成長できるコワーキングスペースにしていきたいと思います。

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この記事を書いた人

コワーキングスペース7Fの運営代表者です。7Fの運営会社である株式会社コミュニティコムの代表取締役でもあります。2012年12月1日に7Fがオープンしてから2014年4月末まで店長も兼ねていましたので、外出予定が無い日は基本毎日いましたが、現在は山下に店長を任せ、オーナー兼利用者となりました。今はもともとの本業のITの仕事と、コワーキングスペースに絡んだ創業支援や地域おこしの仕事が中心です。下のフロアを増床することになり、シェアオフィス6Fと貸会議室6Fの運営もしています。趣味は自分の思い付いたWebサービスを自分で自由に開発することです。



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