こんにちは。コワーキングスペース7Fの店長を務めております、山下陽子です。
この記事は、コワーキングスペース運営者限定アドベントカレンダー Advent Calendar 2015の記事として書いています。
コワーキング関係のAdvent Calendarに参加するのは2回目になります。
去年の記事はこちら。
コワーキングスペース7Fの店長になってから8ヶ月の間にやった事・解決した事・新たな問題点
今回は、より実践的な事を書きたいと思います。
テーマは、コワーキングスペース7Fを快適な空間にするために取り組んでいることについて。
長くなりますが、コワーキングスペースの運営にご興味がある方はよかったら読んでみてください。
まずは、コワーキングスペース7Fの事をご紹介します。
コワーキングスペース7F(ナナエフ)
オープンから3年と少しのコワーキングスペースです。
私は2014年5月から店長として働いていて、しばらくの間は週5日間、受付に入っていました。
2014年10月にスタッフが増え、週1日は作業日として受付に入らずに運営業務ができるようになり、
2015年10月からはさらにスタッフが増えたので、週3〜4日は作業に集中できるような体制が整ってきて、
現在は、6Fオープンの準備を進めたり、コワーキングスペース関係のイベントに参加したり、地方を含むコワーキングスペース・シェアオフィスに訪問できるようになりました。
また、業務内容も変化してきて、アルバイトスタッフに仕事を振るための仕組みを整えたりするような運営業務が中心になってきました。
これまでの間、コワーキングスペース7Fを快適な空間にするために、様々なことに取り組んできました。
運営していく中でスタッフが気づいたり、利用者さんからご指摘ご要望をいただいたりして、少しずつ改善を積み重ねてきました。
どんな事をしてきたのか、出来る限り出し惜しみせずにご紹介したいと思います。
茅場町のコワーキングスペースCo-Edoのオーナーの田中弘治さんが提唱されている「CW理論」という理論があります。
CW理論とは「コワーキング運営を C: Community(コミュニティ要素)と W: Working(作業する場所としての利便性の要素)のふたつの要素に分けて考え、CとWがともに高い状態のスペースが望ましい」とした理論です。
コワーキングスペース茅場町 Co-Edo: コワーキングスペース運営者が意識すると良いかもしれないCW理論について
今回は、「W要素」(利便性)を高めるための事を書いていきます。「C要素」(コミュニティとしての良さ)も重視しているので、それについてはまたの機会に記事にしたいと思います。
私の考える、コワーキングスペースの快適さはこんな感じです。
こういった感覚を利用者の皆様に感じていただくために、日々がんばって運営しています。
また、利用者さんに快適に過ごしていただくためには、スタッフも快適に働けることがとても重要だと思っています。
そのためにどうしているのかと言うと、以下の事をがんばっています。
ひとつひとつ説明していきます。
ここから長いですよ!何回かに分けて読みましょう!
基本的には、ごく当たり前のことしか書いてません。
快適さの入り口として、来店前と受付時にできるだけストレスがないようにしています。
「変えようが無い要素」というのは、主に、立地や、工事で作った内装のことです。
7Fは、大宮駅の東口から徒歩1分で、周りにコンビニ、カフェ、飲食店が多く、向かいのビルにはドン・キホーテや品揃えの良い百均があるという、とても良い立地なので、立地の恩恵を日々感じています。が、7Fという名前の通り雑居ビルの7階にあるので、初来店のハードルは低くないと思います。
そんなハードルをできるだけ取り去れるようにしたいと思っています。
主にやっている事は以下の通りです。
また、工事で作った内装というのは、コワーキングスペース7Fでいうと中二階にある集中スペースや会議室のことです。「ここがもうちょっとこうなってたらな〜」と思うことは無くはないですが、変えようがない要素について不満を言ってもしょうがないので、ひたすらプラス思考で考えて、最大限活かしていくしか無いと思います。
主に、掃除・整理整頓・消耗品管理・受付書類管理です。
例えば掃除については、テーブル拭きと掃除機を毎日の閉店時にやっている他に、汚れやホコリに気づいたスタッフが都度きれいにする事になっています。が、週1〜2回入るような勤務頻度が低いスタッフも多いので、取り組む場所が偏ってしまうことがありえます。そのため、定期的に取り組むToDoを作って、全く手が入っていない場所を無くすようにしています。
また、消耗品が切れたり、古い情報のものがスペース内に残ったままにしないように心がけています。
以下は、定期的なToDoの一部です。ちなみにサイボウズLIVEのToDoリストを使っています。
ご参考になれば幸いです。
週1回やっていること
月3回やっていること
月2回やっていること
月1回やっていること
この他には、運営側のToDoも定期的に行っています。
手間を惜しまずに場を整えると、見てくださってる方がいたりして、利用者さんも応えてくれます。
オーナーの星野さんは、必要だと思ったものは大体購入OKのお返事をくださいます。いつもありがとうございます。
長時間作業をされる方が多いので、疲れにくい椅子が多いに越したことは無いと思います。こちらは、私が7Fに加入した時にはすでにありました。
また、電源、インターネット環境はコワーキングスペースの要なので、十分な用意が必要です。
加湿器や暖房器具、エアコンの風除け羽、階段の滑り止めなど、スペースのマイナス要素を減らすための物は優先して購入すると良いでしょう。
コワーキングスペース7Fには、飾り棚や観葉植物などの、リラックスできたり遊び心のあるものを置くためのスペースの余裕がないので、今後の課題だと思っています。
蔵書、貸出備品、女子トイレのアメニティが充実しているのが、7Fの特徴のひとつだと思います。よかったら実際に見に来てください。(参考:7Fの蔵書リスト)
貸出物について、特に喜んでいただける物と導入のコツはこちらです。
以下のようなルールや対応は、スタッフにとっても、利用者さんにとっても、良くありません。
コワーキングスペース7Fの利用ルールはまだまだ複雑で、もっとシンプルで明快にする必要があると思います。主に私が作ったのですが、スタッフに覚えてもらうオペレーションがどんどん増えてしまいました。
常勤のスタッフだけのスペースならまだアリかもしれないのですが、現状はスタッフ人数が多く勤務頻度の低いスタッフさんもいるので、ミスをしてしまうのは当然だと思います。
これは、仕組み側が良くないので、変えていきたいです。
スタッフにとっても、利用者さんにとっても、誠実な対応をしていけるようにしたいです。
私が考える、コワーキングスペースのスタッフに向いている人の条件はこちらです。(7Fのスタッフは素敵な人ばかりなので、ぜひ会いに来てください!)
続きまして、向いていないかも?という人の条件です。
コワーキングスペースのような空間をシェアする場所にマッチしない使い方をしている利用者さんは、積極的に受け入れる必要は無いと思っています。
コワーキングスペースの範疇を超えた使い方をしている人がいると、スペース内に流れている「お互い様」の空気が崩れてしまうからです。
当たり前のことを当たり前にできるような良い利用者さんを大切にして、そういう方々が自然と集まるようなスペースにしていきたいです。
失敗やトラブルは、ルールや空間づくりを見直すチャンスです。
転んでもただでは起きない精神を持ちましょう。(と自分に言い聞かせています…)
以上が、コワーキングスペース7Fを快適な空間にするために取り組んでいることになります。
今後の課題は、よりリラックスできるような空間にすること、ルールをよりシンプルで明快にしていくことです。
あと、椅子が意外と汚れるので、椅子の手入れを定期的にやっていきたいと思っています。
現状はオープンスペースでイベントを開催しており、イベント中は混み合ったり、賑やかになることがあります。また、イベント参加者さんは周囲のコワーキング利用者にお気遣いいただきながらご参加いただいていたので、心置きなく盛り上がれなかったかもしれません。
6Fがオープンすれば、中〜大規模のイベントは6Fで開催できるようになります。
7Fで集中したい方にとっては一層快適になり、交流がしたい人にとっては6Fのイベントで盛り上がれるようになるので、快適性が上がって、出来る事の幅が広がるのではとワクワクしています。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
これからも、コワーキングスペース7Fをよろしくお願いいたします。
店長の山下です。7Fの運営を担当しており、最近は片付け係&風紀委員、時々ネコ部として週5日受付でケーブル類を束ねたり、利用者さんにちょっかいを出したりしています。以前は横浜のコワーキングスペース「タネマキ」のスタッフをしていました。時々イラストレーターとしても活動しています。2014年5月に店長になるため横浜から大宮へ引っ越してきました。7Fでの毎日は素敵な出会いの連続で、日々大宮の皆様の暖かさに触れています。ケーブルを束ね尽くしつつあるので、WordPressの勉強を始める予定です。
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