コワーキングスペース7Fを快適な空間にするために取り組んでいること

こんにちは。コワーキングスペース7Fの店長を務めております、山下陽子です。

この記事は、コワーキングスペース運営者限定アドベントカレンダー Advent Calendar 2015の記事として書いています。
コワーキング関係のAdvent Calendarに参加するのは2回目になります。
去年の記事はこちら。
コワーキングスペース7Fの店長になってから8ヶ月の間にやった事・解決した事・新たな問題点

今回は、より実践的な事を書きたいと思います。
テーマは、コワーキングスペース7Fを快適な空間にするために取り組んでいることについて。
長くなりますが、コワーキングスペースの運営にご興味がある方はよかったら読んでみてください。

 

コワーキングスペース7Fのご紹介

まずは、コワーキングスペース7Fの事をご紹介します。
コワーキングスペース7F（ナナエフ）

• 2012年12月1日オープン
• 2016年2月に、1つ下の階をシェアオフィス＆貸し会議室としてオープン予定
• 年中無休
• 営業時間7時〜23時
• 全時間帯スタッフ常駐
• 大宮駅から徒歩1分
• 広さ215平米（増床後は480平米に）
• 全て自由席
• スタッフ数16名（男性3名、女性13名。うち正社員3名、アルバイトスタッフ12名、ボランティアスタッフ1名）

オープンから3年と少しのコワーキングスペースです。
私は2014年5月から店長として働いていて、しばらくの間は週5日間、受付に入っていました。
2014年10月にスタッフが増え、週1日は作業日として受付に入らずに運営業務ができるようになり、
2015年10月からはさらにスタッフが増えたので、週3〜4日は作業に集中できるような体制が整ってきて、
現在は、6Fオープンの準備を進めたり、コワーキングスペース関係のイベントに参加したり、地方を含むコワーキングスペース・シェアオフィスに訪問できるようになりました。
また、業務内容も変化してきて、アルバイトスタッフに仕事を振るための仕組みを整えたりするような運営業務が中心になってきました。
 
これまでの間、コワーキングスペース7Fを快適な空間にするために、様々なことに取り組んできました。
運営していく中でスタッフが気づいたり、利用者さんからご指摘ご要望をいただいたりして、少しずつ改善を積み重ねてきました。
どんな事をしてきたのか、出来る限り出し惜しみせずにご紹介したいと思います。
 

 

はじめに：CW理論について

茅場町のコワーキングスペースCo-Edoのオーナーの田中弘治さんが提唱されている「CW理論」という理論があります。

CW理論とは「コワーキング運営を C: Community（コミュニティ要素）と W: Working（作業する場所としての利便性の要素）のふたつの要素に分けて考え、CとWがともに高い状態のスペースが望ましい」とした理論です。

コワーキングスペース茅場町 Co-Edo: コワーキングスペース運営者が意識すると良いかもしれないCW理論について
 
今回は、「W要素」（利便性）を高めるための事を書いていきます。「C要素」（コミュニティとしての良さ）も重視しているので、それについてはまたの機会に記事にしたいと思います。
 
 

快適さとは？

私の考える、コワーキングスペースの快適さはこんな感じです。

• 居心地がいい
• 集中できる
• かゆいところに手が届く
• また来たい、通いたいと思える

こういった感覚を利用者の皆様に感じていただくために、日々がんばって運営しています。
また、利用者さんに快適に過ごしていただくためには、スタッフも快適に働けることがとても重要だと思っています。
 
そのためにどうしているのかと言うと、以下の事をがんばっています。

• 変えようが無い要素は最大限プラスになるようにする
• 手間をかける
• お金をかける
• システムやルールをシンプルで明快にする
• いいスタッフを増やす
• いい利用者さんを増やす
• 失敗やトラブルを活かす

ひとつひとつ説明していきます。
ここから長いですよ！何回かに分けて読みましょう！
基本的には、ごく当たり前のことしか書いてません。
 
 

変えようが無い要素は最大限プラスになるようにする

快適さの入り口として、来店前と受付時にできるだけストレスがないようにしています。
「変えようが無い要素」というのは、主に、立地や、工事で作った内装のことです。
7Fは、大宮駅の東口から徒歩1分で、周りにコンビニ、カフェ、飲食店が多く、向かいのビルにはドン・キホーテや品揃えの良い百均があるという、とても良い立地なので、立地の恩恵を日々感じています。が、7Fという名前の通り雑居ビルの7階にあるので、初来店のハードルは低くないと思います。
そんなハードルをできるだけ取り去れるようにしたいと思っています。
主にやっている事は以下の通りです。

• Webサイトの基本情報（特にスペース内の写真や、よくある質問）を充実させて、できるだけ来店前の不安を取り除けるようにする
• ブログやSNSを使い積極的に情報発信をして、親近感を持ってもらえるようにしたり、面白い事をやっているアピールをする
• 混雑状況や予約状況を発信して、期待外れにならないようにする（集中したくて行ったのにイベント中で賑やかだった、せっかく来たのに混み合っていて座れる席がなかった等のギャップが無いようにする）
• 「7Fに行ってきた」のようなレビューブログをみて来店される方も多いので、ブロガーさんに記事にしてもらえるようなスペースにする
• ビルの前に立て看板を出す
• 入り口のガラス扉から見えるところを楽しそうな雰囲気にする（もくもく作業するような個人席ではなくて、グループで座れるようなテーブル席を配置しています）
• 愛嬌のある受付スタッフが応対することで、来店時の不安を取り除けるようにする（笑顔が見えなくなっちゃうので、風邪予防やすっぴん隠しのマスク着用はNGにしています。ただし咳エチケットのほうが優先度は高いです。）

また、工事で作った内装というのは、コワーキングスペース7Fでいうと中二階にある集中スペースや会議室のことです。「ここがもうちょっとこうなってたらな〜」と思うことは無くはないですが、変えようがない要素について不満を言ってもしょうがないので、ひたすらプラス思考で考えて、最大限活かしていくしか無いと思います。
 
 

手間をかける

主に、掃除・整理整頓・消耗品管理・受付書類管理です。
例えば掃除については、テーブル拭きと掃除機を毎日の閉店時にやっている他に、汚れやホコリに気づいたスタッフが都度きれいにする事になっています。が、週1〜2回入るような勤務頻度が低いスタッフも多いので、取り組む場所が偏ってしまうことがありえます。そのため、定期的に取り組むToDoを作って、全く手が入っていない場所を無くすようにしています。
また、消耗品が切れたり、古い情報のものがスペース内に残ったままにしないように心がけています。
以下は、定期的なToDoの一部です。ちなみにサイボウズLIVEのToDoリストを使っています。
ご参考になれば幸いです。
 
週1回やっていること

• 貸出コーナーを徹底的に整理する
• 棚の上などにハタキをかけて、普段は手を入れづらい場所を含めてスペース内のホコリを取り除く
• 場に出ているホワイトボードペン全ての書き味をチェックして、字がかすれるものは新品に替える
• 加湿器の手入れをする
• 座椅子にファブリーズをかける
• 給湯室にあるフキンを新品に交換
• 設置期間が過ぎたチラシを下げる
• 拭き掃除をする（電子レンジ・冷蔵庫・オーブントースターの内外、ソファ、ガラス扉、ゴミ箱など）
• フリードリンク用の粉の在庫チェック
• 本棚の整理
• 受付書類ストックの残量チェックをして、少ないものはプリントして補充する

 

月3回やっていること

• 販売コーナーで売っているお菓子の買い出し（通販よりドン・キホーテの方が安くて、在庫を抱えすぎたくないので割と高頻度でやってます）

 
月2回やっていること

• 消耗品や備品の在庫チェックをして、少ないものは注文する
• 給湯室の食器洗い用スポンジを新品に替える
• 販売コーナーで売っている手作りクッキーの賞味期限をチェックする

 
月1回やっていること

• マイカップ置き場のシートを替える
• レジ内の切手を補充する
• 忘れ物の整理をする
• 傘立ての整理整頓をする
• ScanSnapの手入れをする
• 机の天板が鉛筆などで汚れるので、激落ちくんをする（数日かけてやってます）

 

この他には、運営側のToDoも定期的に行っています。
手間を惜しまずに場を整えると、見てくださってる方がいたりして、利用者さんも応えてくれます。
 
 

お金をかける

オーナーの星野さんは、必要だと思ったものは大体購入OKのお返事をくださいます。いつもありがとうございます。
長時間作業をされる方が多いので、疲れにくい椅子が多いに越したことは無いと思います。こちらは、私が7Fに加入した時にはすでにありました。
また、電源、インターネット環境はコワーキングスペースの要なので、十分な用意が必要です。
加湿器や暖房器具、エアコンの風除け羽、階段の滑り止めなど、スペースのマイナス要素を減らすための物は優先して購入すると良いでしょう。
コワーキングスペース7Fには、飾り棚や観葉植物などの、リラックスできたり遊び心のあるものを置くためのスペースの余裕がないので、今後の課題だと思っています。
蔵書、貸出備品、女子トイレのアメニティが充実しているのが、7Fの特徴のひとつだと思います。よかったら実際に見に来てください。（参考：7Fの蔵書リスト）

貸出物について、特に喜んでいただける物と導入のコツはこちらです。

• 液晶ディスプレイ：薄いものが好まれます。4:3のものよりも、ワイド画面のものが人気です。が、4:3のノートPCを使っている利用者さんがいらっしゃるので4:3の需要もあります。接続ケーブルは長いものじゃなくても大丈夫です。Mac用の変換アダプターはあると喜ばれます。
• MacBookのパワーアダプター：非純正品を使って本体がとても熱くなった事があるので、純正品にしましょう。
• スマホ充電ケーブル：ライトニングケーブルは紛失率ナンバーワンの備品です。無くならないように工夫しましょう。コワーキングスペース7Fでは、貸出物置き場から受付前に置き場所を変更しました。あと、ひとつひとつに番号シールを貼っています。他のスペースでは、トレイに乗せてトレイごと貸したり、受付内に置いておいて希望者には手渡しで貸すなどの工夫をされているところもあるようです。

 
 

システムやルールをシンプルで明快にする

以下のようなルールや対応は、スタッフにとっても、利用者さんにとっても、良くありません。

• 複雑で、なかなか覚えられない
• パターンがありすぎる
• ルールの穴を突かれるようなスキがある
• 判断基準に個人差があるような、中途半端なルールをつくる
• ゴネる人や古株さんには特別対応をする
• お断りするのが気まずくて、特別対応をする（そして次回も通用すると思われてしまい、お断りするのがもっと気まずくなる悪循環）

 

コワーキングスペース7Fの利用ルールはまだまだ複雑で、もっとシンプルで明快にする必要があると思います。主に私が作ったのですが、スタッフに覚えてもらうオペレーションがどんどん増えてしまいました。
常勤のスタッフだけのスペースならまだアリかもしれないのですが、現状はスタッフ人数が多く勤務頻度の低いスタッフさんもいるので、ミスをしてしまうのは当然だと思います。
これは、仕組み側が良くないので、変えていきたいです。
スタッフにとっても、利用者さんにとっても、誠実な対応をしていけるようにしたいです。
 
 

いいスタッフを増やす

私が考える、コワーキングスペースのスタッフに向いている人の条件はこちらです。（7Fのスタッフは素敵な人ばかりなので、ぜひ会いに来てください！）

• 愛嬌がある
• 気遣いができる
• 得意分野をもっている
• 純粋に、人の話を楽しそうに聞く（面白いと思うと目がキラキラする）
• 自分で考えて行動できる

 

続きまして、向いていないかも？という人の条件です。

• 笑顔が少ない
• 受け身
• 当事者意識が低い

 
 

いい利用者さんを増やす

コワーキングスペースのような空間をシェアする場所にマッチしない使い方をしている利用者さんは、積極的に受け入れる必要は無いと思っています。
コワーキングスペースの範疇を超えた使い方をしている人がいると、スペース内に流れている「お互い様」の空気が崩れてしまうからです。
当たり前のことを当たり前にできるような良い利用者さんを大切にして、そういう方々が自然と集まるようなスペースにしていきたいです。
 
 

失敗やトラブルを活かす

失敗やトラブルは、ルールや空間づくりを見直すチャンスです。
転んでもただでは起きない精神を持ちましょう。（と自分に言い聞かせています…）
 
 

今後取り組みたいこと

以上が、コワーキングスペース7Fを快適な空間にするために取り組んでいることになります。
今後の課題は、よりリラックスできるような空間にすること、ルールをよりシンプルで明快にしていくことです。
あと、椅子が意外と汚れるので、椅子の手入れを定期的にやっていきたいと思っています。
 
現状はオープンスペースでイベントを開催しており、イベント中は混み合ったり、賑やかになることがあります。また、イベント参加者さんは周囲のコワーキング利用者にお気遣いいただきながらご参加いただいていたので、心置きなく盛り上がれなかったかもしれません。
6Fがオープンすれば、中〜大規模のイベントは6Fで開催できるようになります。
7Fで集中したい方にとっては一層快適になり、交流がしたい人にとっては6Fのイベントで盛り上がれるようになるので、快適性が上がって、出来る事の幅が広がるのではとワクワクしています。
 
ここまで読んでいただきありがとうございました。
これからも、コワーキングスペース7Fをよろしくお願いいたします。
 

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