コワーキングスペース7F（ナナエフ）正社員スタッフのWeb会議・オンラインミーティングの様子をご紹介します
コワーキングスペース7F（ナナエフ）の運営会社である株式会社コミュニティコムは、アルバイトスタッフを含め40人規模で運営しています。コワーキングスペース7F（ナナエフ）スタッフは常にスペース内に常駐しておりますが、正社員スタッフの中には静岡県や愛知県に在住の正社員も居ますので、それらの社員はリモートワーク 、その他の社員もコアタイムのない完全フレックスタイム制＆リモートワークもOKな勤務形態で仕事をしています。
就業規則上も、実際の運営体制としても、正社員が「コアタイムのない完全フレックスタイム制＆リモートワークもOK」という働き方になってから既に2・3年が経過していますので、埼玉県内の企業としてはかなり早い方と思います。
毎週月曜日の定例社員ミーティングが必須
正社員スタッフは、このコワーキングスペース7F（ナナエフ）の施設運営担当だけでなく、その他の不動産運営、IT関連事業、メディア運営などそれぞれの業務をこなしています。日々各々が作業を進める一方で、お互いが進めている案件・業務内容や進捗を共有し、会社としての方針や足並みをそろえることは重要です。そこで、コワーキングスペース7F（ナナエフ）の運営主体であります株式会社コミュニティコムでは、毎週月曜日という週１回ペースで正社員スタッフが全員参加するWeb会議・オンラインミーティングを行っています。
Web会議用ツールを使ったWeb会議・オンラインミーティング
「顔を合わせて、直接話すことはやはりコミュニケーションの基本、なによりせっかく同じ会社で仕事をしているのだから週1回くらいは顔を合わせましょう」という考えから、定期的に開催することにした正社員ミーティング。しかしながら静岡県在住の社員が仲間入りしたり、埼玉県さいたま市在住だった社員が家族の都合で遠方の愛知県に転居することになったりと、遠方にいる社員が増えました。そこで、2018年8月からビデオ会議ツールの「ZOOM」を使いオンラインミーティングを行うことにしました。
ZOOMとは「リアルタイムメッセージングとコンテンツ共有が可能な企業向けビデオ会議用のツール」です。
ZOOMミーティングとチャット
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
ZOOMの便利な点
Web会議用ツールはいろいろありますが、コミュニティコムの正社員ミーティングでZOOMを使う中で便利だと思った点をご紹介します。
- ミーティングの内容を録音（レコーディング）できる
- 参加が簡単
- 会話や画像が途切れにくい（弊社の環境において）
- バーチャル背景などもあり
1. ミーティングの内容を録音（レコーディング）できる
ZOOMは無料でも使うことが可能ですが、ミーティングとしての利用に加え、議事録的にミーティングの内容を録音（レコーディング）することもできるため、弊社では有料プランを使っています。定例のWeb会議は基本的に参加必須ですが、その他の業務や体調不良などでどうしても参加できない人は、後からレコーディングを聞き、内容を把握することが可能です。
2. 参加が簡単
ZOOMが比較的多く使われている理由のひとつとして、「参加が簡単」ということがあると思います。お互いのユーザーIDが繋がっていないといけない、とか、IDを取得する必要があるなど煩雑な手間がなく、会議やミーティングを主催する人（ホスト）が、発行する「招待URL」や「ミーティングID」をクリックまたは、入力するだけでオンライン会議に参加することができます。
またコミュニティコムのオWeb会議でよく使う機能は、「画面の共有」です。ミーティングで話し合いたい課題の一覧、売り上げの週報、議事録などを共有し、各デバイス画面に映すことができます。
3. 会話や画像が途切れにくい
Web会議・ビデオ会議で重要なのは、「快適な音声・画像の環境が継続すること」だと思いますが、ZOOMはだいたいにおいて、聞こえやすく途切れず、快適な会話を続けることができます。
4. バーチャル背景などもあり
株式会社コミュニティコムのWeb会議の場合は、社内のミーティングのため、自宅からでも、背景はそのまま（皆さんきれいにされてます！）ですが、 バーチャル背景と外見補正機能なども搭載されており、「生活感を出さずに参加」ということも可能です。
Web会議のために準備したもの
株式会社コミュニティコムのWeb会議のために準備したもの。いずれも必須ではありませんが、快適なミーティング環境を確保するために用意しました。
- ウェブカメラ
ロジクール ウェブカメラ C922 ブラック フルHD 1080P ウェブカム - スピーカー
スピーカーフォン eMeet マイクスピーカー web会議用 最大8人まで対応 双方向会話 ワイヤレススピーカーフォン - モニター
- ZOOM有料のプランへの加入（プロプラン）
本社にいる社員が、コワーキングスペース7F（ナナエフ)の併設施設貸会議室6F（ロクエフ）でモニター・カメラ・スピーカーとPCをつなぎセッティングします。会社側から複数人参加する場合は、1人がZOOMにログインすればよく、他の社員はスピーカーからの音声とモニターで遠方社員の様子をみることができます。
ロジクール ウェブカメラ C922
eMeet Office Coreシリーズ Smart Conference Speaker
全員が自宅から参加も可能
新型コロナウイルス感染症の感染拡大などが危惧されるようなここ最近のような状況では、全員が自宅などから参加することも可能で、その場合は、各自がPCから参加し、ミーティングを主催する人（ホスト）がレコーディングや画面の共有を主に進めます。
急速なリモートワークへの関心増加に思うこと
最後に、株式会社コミュニティコム代表取締役の星野に今回のリモートワークへの急激な関心の高まりについて聞いてみました。
星野：実際にリモートワークや在宅勤務を経験したことのある人だと分かると思いますが、リアルでオフィスに居れば居るだけでも例えばネットサーフィンをしているだけとかでもなんとなく仕事やっています感が出せるかもしれませんが、在宅勤務だと、成果を出す、アウトプットを出す、ということをしないと、どんなに一生懸命やっていてもやっていないと看做される可能性もあります。
また、交渉事や社内政治力などで声の大きいコミュニケーションで乗り越えてきた人がチャットコミュニケーションになるとそれが通用しなくなるなど、今までのロジックが使えない、ということもあるかもしれません。ですので、大手企業でも、全社員を在宅勤務に切り替えたりしているようですが、数千人単位のその仕組みが成り立つかどうかは、働き方としての文化の慣れもあるので、こういう強制力からの文化に慣れるということで、出来る人と出来ない人が居そうですね。業種業態にも寄るかもですが。
ただ、今回の件に限らず、今後、日本は人口が減少していき、労働人口も減少していき、生産性向上が求められているわけですから、早かれ遅かれ、こういう働き方がより普及するのは予測できます。そういうことを考えると、中長期的に見た時にプラスに考えられるようにならないといけないのだろう、と思っています。
新型コロナウイルス感染症の影響で、Web会議やWebミーティングを「せざるを得ない」状況が発生して、慌てて始めた会社や活動団体などの方も多いと思います。今後ますますこのような需要は増えるかもしれませんので、この機会にまだ始めていない方も試してみてはいかがでしょうか？
オンラインミーティングは実はそんなに難しいことではありませんし、意外と快適なことにびっくりするかもしれません。
なお、コワーキングスペース7F（ナナエフ）でもオンラインミーティングしている方を見かけます。オープンスペース（各お席の方）では、通話をご遠慮していただいておりますが、電話可能ルームからでしたら問題ありませんので、ぜひオンラインミーティングの際もコワーキングスペース7F（ナナエフ）をご利用ください！ヘッドホンも貸し出しております。
