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タイムリミット14日。2周年パーティーを開催するまでの道のり。

あけましておめでとうございます!

さて、今日のブログは1ヶ月ぶりにスタッフのカナエです。
長くなりますがどうぞお付き合いくださいませ^^♫

去る12月6日土曜日、コワーキングスペース7F(ナナエフ)の2周年記念パーティーを開催しました。約40人の方にお越し頂き、ドタバタでしたが形にすることが出来ました!

2周年

今日は2周年記念パーティーを開催するまでの道のりをここに記録したいと思います。

 

11/22 お店を決める(タイムリミット:14日)

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私が店長のヨウコさんに送ったメッセージ。

すべてはここから始まった。

私は週に1日しか7Fでアルバイトをしていないため、のんびり構えていたところ、気づけば7Fの2歳のお誕生日まで残り9日…。

私は思った。「そろそろ準備しないとだいぶマズくない?」

ちなみに1周年記念パーティーは旧スタッフのさくみさんが企画してくださいました。(1周年パーティーの様子はこちら

そこからすぐに7Fの店長のヨウコさんに連絡をし、2人でお店を探すこと2時間半。

スタッフ交流会でもよくお世話になっているSparkling Heart’sさんで開催させていただくことに決まりました。

翌日には、ヨウコさんが金額等を相談してきてくださいました。

ちなみにパーティーを11/6にした理由は、翌日がお休みの方が多い土曜日に開催したかった為です。

11/23 イベントページのヘッダー画像を作成(タイムリミット:13日)

善は急げ。

気の早い私はまずヘッダー画像を自宅で作りました。

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形から入るのって大事ですよね。うんうん。

この後ろ姿美人は私ですよ。決して星野さんではないです。うんうん。

11/24 焦りはじめる(タイムリミット:12日)

この時点でまだ内容は決まっていませんでした。

とりあえずスタッフが増えたから紹介したいよね、あと抽選会とかもいいよね、というふんわり感。焦る。

Facebookのメッセンジャーでヨウコさんとやりとりをして考えていたのですが、、なんて非効率!

やはりface to faceが大事ですよね、ということでミーティングを提案、もちろん翌日に。

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ようこさんはどうやら眼がお疲れのようです。

 

11/25 2人でミーティングをする(タイムリミット:11日)

ダラダラやると終わらないので1時間半で決め切ることを目標にしました。

この日に決めたことは以下の通り。

*チケットの販売方法の決定

店頭とPeatixの2択にしました。

Peatixを使った理由は他のサービスよりも手数料が安めだったことと、他のイベントで使ったことがあった為です。

*チケットについて

店頭は4,000円、Peatixは4,300円、前売り販売のみとし、空きがあった場合のみ当日販売も行うことにしました。

前売り販売のみとした理由は、人数が読めたほうが準備が捗るためです。

Peatixのイベントページをヨウコさんが作りながら(こちら)、私はFacebookのイベントページ(こちら)を立てました。時間がないので同時進行です。

その後はFacebookで秘密のページを作り、思いついたことを書き出して詰めて行きました。ミーティングページ

☆パーティーのコンテンツは次の通りに決め、準備する必要があったこと(のほんの一部)は次の通り。

・スタッフの紹介→スタッフ全員、ひとりずつスライドを作ってもらい、私がとりまとめる。(長さ・形式は決めない。)

・7Fの2周年を5分で振り返る→keynoteでスライドを作る(これが非常に大変でした)

・Q&Aタイム→紙・抽選箱の用意

・抽選会→賞品を決める・準備

などなど。

11/26 チケット販売・告知開始(タイムリミット:10日)

チケットはヨウコさんが作ってくださいました。

右下には角印を押して複製出来ないように工夫しました。

角印下に番号を付けることで、購入者様とナンバリングできるようにしました。抽選会の番号としても使えました。便利でした!さすがヨウコ店長!

チケット

私はチケットの販売記録用紙を準備しました。

販売記録

スペース内のポスターはスタッフの羽野さんが素敵に作ってくださいました^^

ポスター

ちなみにチケットの販売時はSquareレジに 商品項目を増やし、お金を管理しました。※今後はAirレジに変更予定です。

そのときのブログでの告知はこちら

11/27 2周年にあたって料金体系を一部変更(タイムリミット:9日)

オープンから2年、コワーキングスペースはこのような料金体系で運営しておりましたが、このタイミングでこのように変更することに決めました。大きな変更点としては学生割引プランを廃止し、時間帯別月額会員プランを「土・日・祝コース」のみとしました。

11/28 抽選会について詰める・スタッフ紹介のスライドの準備をお願いする(タイムリミット:8日)

【抽選の方法】
チケット番号(Peatixで購入してくださった方には当日チケットをお渡しする)で抽選
【賞品】
準備できているもの:7F Tシャツ・7F利用料無料券・星野さん執筆の本

これから準備するもの(候補):自撮棒・USB加湿器・USBライト・モバイルバッテリー・USB充電器・その他PC周辺機器・”おふろcafe utatane”さんのチケット

以前7Fにも来てくださったことのある”おふろcafe utatane”さんの運営者の方に、「パーティーの賞品のためにチケットを購入させていただきたい旨」をお伝えしたところ、なんとペア券をプレゼントしてくださいました…!

本当にありがとうございました!!
“おふろcafe utatane”さん、気になった方はこちらをチェックしてみてください♫

–−

スタッフ紹介のスライドはスタッフ1人ひとり全員に提出をお願いしました。新スタッフ向けに丁度良いタイミングでIllustrator&Photoshopの研修があったので、題材に取り上げてもらって作成していただきました。

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その日参加できなかった方、お休み中に時間を割いて作ってくださりありがとうございました!

個性が出ていて面白かったです☆

ちなみに私はこんな感じで作りました。

自己紹介

11/29 7Fユーザーズページの作成(タイムリミット:7日)

7Fをよくお使いくださっている利用者さんの交流の場として、Facebook上でユーザーズページを作りました。

これまで月額会員さんのみ閲覧&書込みができる、限定ページはあったのですが、あまり上手に運用できていなかったため、こちらのページを新しく作りました。

7F ユーザーズページ

カバー画像は使い回しに見えるかもしれませんが、意外と(無駄に)考えたのです(笑)

グループ

2周年パーティーの準備からは少々脱線しておりますが、これも2周年という節目に向けて、ということで!

11/30 (〜12/6)『7Fの2年間を5分で振り返る』のためのスライド準備を開始(タイムリミット:6日)

2周年パーティーにて、「7Fの2年間を5分で振り返る」というコンテンツを考えました。

スタッフが入ったタイミング・卒業したタイミングを下の枠に、上には大きなイベントを載せて振り返ることにしました。これ、意外とというか、だいぶ大変でした…!(ここ褒めるところです!ヨシヨシして!)

【テンプレ】5minでふりかえるk

前日には、スタッフのリエさん、ユキさん、エミさんにも手伝っていただき、何とか終わりました。

スタッフの顔写真はヨウコさんが作ってくださいました!かわいい!

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全スライド、完成形はこちらよりご覧ください。

12/1  コワーキングスペース7F、 2歳のお誕生日を迎える!(タイムリミット:5日)

皆様のおかげで7Fは2周年を迎えることが出来ました! ヨウコさんの案で、12/1当日に来て頂いた方、会員さんにはノベルティとしてノートとステッカー、ときどき刊行の「ナナエフタイムズ」をプレゼントさせて頂きました。

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ナナエフタイムズのスタッフ紹介欄の似顔絵イラストは、スタッフのリエさんが描いてくださいました!

とっても可愛い♡

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メッセンジャーをたどってみたらこんなやり取りがありました。焦りのあまりおかしくなってきたようですね。

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12/2 名札作成(タイムリミット:2日)

7Fのパーティーは手作り感満載!
名札も作りました☆

Anniversaryのスペルを間違えて(大量に)刷り直したのはオーナーの星野さんには内緒♡笑

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12/3 スタッフ在籍一覧表(タイムリミット:3日)

スライド作成の効率をあげるため、スタッフ在籍一覧表を作ってみました。

表にしてみると面白いですね〜

スタッフ在籍一覧表

12/6 最後の大詰め当日 タイムリミット:0日)

いよいよ当日です。

おかしくなってなんかいません、本当です、信じてください。

メッセンジャー

スタッフの方々がお休みの中わざわざかけつけてくださいました!本当に助かりました!

前日準備

2周年パーティーの様子

写真は玉利さんがご好意で撮ってくださいました!

ありがとうございました!

2周年パーティーの様子

こうすればよかったな、反省点。

反省点①:受付に時間がかってしまった。

▶︎7Fから会場にご案内する際に、2回に分けてご案内すればよかった。

反省点②:「7Fの2年間を5分でふりかえる」とうたっていたものの、15分くらいかかってしまった、、、

▶︎はじめから15分とうたっておけばよかった。

▶︎もう少しぎゅぎゅっとまとめればよかった。

反省点③:何度も会場から7Fに物を取りに戻って時間をロスした。

▶︎必要なものをもっときちんとリスト化するべきだった。

まだまだたくさんあるのですが、こんな感じです…。

段取りの悪い中、お手伝い頂いた皆さん(お客様含む)本当にありがとうございました。

 

星野さんへスタッフからサプライズ

スタッフから星野さんへ、”オンライン寄せ書きyosetti”さんで感謝の気持ちを込めて(!)寄書きのプレゼント。

星野さんへのメッセージカード 

そんなこんな、バタバタの準備でしたが何とか2周年パーティーを開催することができました♫

参加してくださった方々、本当に本当にありがとうございました!今後ともコワーキングスペース7Fを宜しくお願い致します。

おまけ

7Fにフラッと来てこのブログを書いていた今日の話。

7Fの日常

今日も7Fは平和です。

いえ、今日も7Fは賑わっています。

7Fの日常

年明けからありがとうございます!

コワーキングスペース7F、今年も7:00から23:00まで年中無休で営業致します。本年もどうぞ宜しくお願い致します。